Der Newsletter-Blog
Ausgabe 17/2015
ZUGFeRD - ein neuer Baustein zum elektronischen Belegfluss in der Stadtverwaltung
21.04.2015
Die Stadtverwaltung Bad Hersfeld bearbeitet pro Jahr rund 19.000 Rechnungen im Ein- und Ausgang. Etwa 11.000 davon, nämlich die eingehenden Rechnungen, mussten bislang per hausinternem Postdienst zwischen den verschiedenen Gebäude in der Stadtverwaltung hin und her gefahren werden - die Stadtverwaltung als tonnenschweres Transportunternehmen.
Seit dem letzten Jahr gibt es bei uns ein elektronisches Belegwesen. Mittlerweile werden darum die Eingangsrechnungen bei Corina Göbel in der Zentralen Buchungsstelle einmal digital im System erfasst (eingescannt). Alle Mitarbeiter, die mit der Prüfung, Vorkontierung oder Auszahlung befasst sind, greifen jetzt von ihren jeweiligen Arbeitsplätzen auf den Datenbestand zu. "Das große Sparpotential der E-Rechnung ergibt sich also aus dem Wegfall von Papier-, Druck- und Transportkosten". Mit dieser Zielsetzung hatte Bürgermeister Thomas Fehling das Vorhaben gestartet. "Diese Einsparung haben wir nun schon umgesetzt."
Sie wollen weniger Papier-Rechnungen im Rathaus:
Corina Göbel und Bürgermeister Thomas Fehling
Jetzt geht es einen Schritt weiter - ZUGFeRD kommt ins Spiel. Der Begriff ist ein Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann.
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Neben der lesbaren PDF-Datei wird daher auch noch ein Datensatz mitgeschickt, der z.B. darstellt, welche Teile der PDF-Datei etwa Kontodaten, Rechnungsnummer, Nettobetrag, Mehrwertsteuer und ähnliches enthalten.
Neben dem oben genannten, allgemeinen Vorteil von elektronischen Rechnungen erhöht ZUGFeRD damit auch noch unsere Verarbeitungseffizienz: Es lassen sich die Daten nun direkt in unsere entsprechenden EDV-Buchhaltungs-Systeme überführen, dort prüfen und mittels Abgleich der Bestelldaten automatisch freigeben. Es entfallen also Arbeitsschritte, die zuvor manuell erledigt werden mussten.
Bei etwa 11.000 Eingangsrechnungen in der Stadtverwaltung kommt damit allein auf der Empfangsseite eine potentielle Einsparung von rund 110.000 Euro zusammen - pro Jahr. Durch die Umstellung auf ZUGFeRD entfällt das Einscannen der Rechnungen, d.h. auch die letzten fünf Euro Kosten werden noch "angegriffen". Die Vermeidung von Erfassungsfehlern und entsprechenden Korrekturen sind dabei noch gar nicht bewertet.
"Aus dem Gesagtem wird aber deutlich, dass wir auf Mithilfe angewiesen sind." wirbt Bürgermeister Fehling für das Projekt. "Denn die Unternehmen oder Behörden, die uns Rechnungen schreiben, müssen mitspielen - sonst fehlt uns der ZUGFeRD-Datensatz, der uns schneller und besser macht." Dies stellt, fast lustigerweise, einen der wohl eher seltenen Fälle dar, dass eine öffentliche Verwaltung ihre Lieferanten auffordert, doch bitte den neuesten technologischen Standard einzusetzen - aber genau das wird die Stadtverwaltung Bad Hersfeld in den nächsten Monaten tun müssen!
ZUGFeRD entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr angewendet werden. Öffentliche Auftraggeber müssen innerhalb der nächsten vier Jahre (2018/19) diesen Standard laut EU-Richtlinie einführen.
Solange haben wir aber nicht gewartet, ZUGFeRD ist bei uns schon seit 2. April einsatzbereit. Uns ist auch keine andere Stadt bekannt, die das eingeführt hat - wir sehen uns da an der Spitze!
Nun könnte man das Ganze, für sich gesehen, als technischen "Gimmick" abtun. Welchen Wert aber eine insgesamt schlankere und flexiblere Verwaltung im Ergebnis haben kann, war im letzten Jahr deutlich geworden. 2014 mußten nämlich zwei Haushalte vorbereitet und verabschiedet werden. Dies geht zum einen nur, wenn man Stadtverordnete hat, die diese "Schlagzahl" mitgehen können - ein Glück aus Sicht der Verwaltung! Aber es geht zum zweiten auch nur deshalb, weil eben jene besagte Verwaltung zeitnah Zahlenwerke, Als-Ob-Rechnungen und Vergleichskalkulationen auf Knopfdruck beisteuern kann. Insofern war letztes Jahr "Erntezeit" - und so etwas wie ZUGFeRD wird politikrelevant!