12.05.2015
Über 450 Mitarbeiter zählt die Stadtverwaltung Bad Hersfeld, wenn man sämtliche Stellen in allen Abteilungen zusammenrechnet. 450 Stellen bedeutet nicht nur 450-mal gute Arbeit für die Heimatkommune, sondern auch 450-fache Verwaltung. Denn wer gute Arbeit leistet, muss auch seinen Lohn dafür erhalten. Nicht nur regelmäßig, sondern auch in korrekter Höhe. Dafür stehen hier stellvertretend für die 4,5-köpfige Abteilung Lohn und Gehalt Nina Knauff und Dirk Boländer. Denn die beiden waren maßgeblich an einem Projekt beteiligt, das zukünftig die „Monotonie des Tippens“ zumindest einschränken soll.
Denn nicht alles lässt sich automatisieren; zwar gibt es einen bedeutenden Anteil von städtischen Angestellten, die seit Jahr und Tag, Monat für Monat, mit denselben Stammdaten in der Personalabteilung geführt werden. Das heißt zum Beispiel: Verheiratet, zwei Kinder, kein Wechsel der Krankenkasse, keinerlei Änderung bei Konfession, Familienstand, Arbeitszeit, Stundenabrechnung, Zusatzleistung etc. „Für uns wäre das ein Traumzustand“, sagt Dirk Boländer und lächelt. „Aber das ist nun mal nicht die Regel.
Nina Knauff fügt hinzu: „Normal ist für uns die Änderung.“ Das bedeutete in der Vergangenheit: Tippen, tippen und nochmal tippen. Jede noch so kleine Veränderung in den persönlichen Daten muss in das Computersystem eingegeben werden, damit am Monatsende die Lohn- und Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter auf den Cent genau stimmt. Wie viele Stunden standen auf dem Lohnzettel? Gab es Mehrarbeit? Gab es besondere Arbeitszeiten oder meldepflichtige Krankheitstage? Handelte es sich um einen festen Angestellten, ein Mitglied des Festspiel-Ensembles oder vielleicht um einen geringfügig Beschäftigten, der in einem Ortsteil den Rasen mäht?
„Wir sind in unserer Abteilung an die Grenzen gestoßen“, sagt Dirk Boländer. „Das hatte auch damit zu tun, dass die Software, mit der wir gearbeitet haben, veraltet war. Mittlerweile wird diese auf dem Markt überhaupt nicht mehr angeboten. Vor rund 20 Jahren war ein Programm angeschafft worden war, dass von seiner Konzeption eigentlich für Klinikpersonal gedacht war.“ Nina Knauff: „So hatten wir oft zusätzlichen Aufwand, um die hinterlegten Tarife auf die für die Verwaltung gültigen Tarife anzupassen. In den vergangen Jahren hatten wir selbst immer wieder die Pflege des Programms in die Hand nehmen müssen.“
Als der Hersteller der Software diese nach so langer Zeit vom Markt genommen hatte, musste eine Entscheidung getroffen werden, wie die „LoGa“ (Lohn- und Gehaltsabrechnung) künftig organisiert werden sollte. Drei Varianten standen zur Auswahl: Anschaffung einer neuen Software im eigenen Haus mit eigener Betreuung, Anschaffung einer neuen Software mit Fremdbetreuung durch den Hersteller oder die Vergabe von Lohn und Gehalt an einen externen Dienstleister - und zwar einen, der die extrem hohen Anforderungen an den Datenschutz erfüllt, die mit so sensiblen Daten verbunden sind.
Die politischen Gremien entschieden: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird an einen spezialisierten Dienstleister abgegeben. Nur so ist gewährleistet, dass mit derselben Personalstärke die immer umfangreicheren gesetzlichen Anforderungen solide eingehalten werden können. So erledigt seit kurzem die Kommunale Versorgungskasse (KVK) in Kassel die Gehaltsabrechnung der städtischen Mitarbeiter.
„Für uns hat sich jetzt die Arbeitsweise erheblich geändert“, sagt Dirk Boländer. „Die stupide Eintipperei, bei der man jedoch immer völlig konzentriert sein muss, entfällt. Dadurch haben wir tatsächlich freie Kapazitäten gewonnen, zum Beispiel, um unsere Auszubildenden zu betreuen.“ Jetzt wird viel weniger getippt, dafür müssen Daten eingescannt und an die Kommunale Versorgungskasse übertragen werden. „Die Kopfarbeit in unserer Abteilung bleibt“, sagt Dirk Boländer. „Und dass jetzt nicht mehr so viel monotone Erfassungsarbeit geleistet werden muss, empfinden wir als echte Erleichterung.“ Ganz und gar fertig, da sind sich die beiden Köpfe der Woche, wird das Ganze aber sicher nie werden. „Eine Personalabteilung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet immer einen fließenden Prozess. Einen Punkt, an dem keine Veränderungen in unserem Bereich mehr stattfinden – den wird es niemals geben.“